Francisation à 25 employés : ce que l’analyse de votre situation linguistique va regarder

Le seuil d’assujettissement à la démarche de francisation est passé de 50 à 25 personnes. Les entreprises qui emploient au Québec de 25 à 49 personnes durant une période de six mois doivent s’inscrire auprès de l’Office québécois de la langue française.

L’Office délivre alors une attestation d’inscription. Et c’est à partir de ce moment que commence le vrai travail : dans les trois mois de la délivrance de cette attestation, l’entreprise doit transmettre à l’Office une analyse de sa situation linguistique.

C’est cette seconde étape qui surprend. L’inscription est un formulaire administratif ; l’analyse est un état des lieux documenté.

Avant d’aller plus loin, une clarification qui évite une erreur fréquente dans les deux sens.

La démarche de francisation — inscription, analyse, programme le cas échéant, certificat — dépend de la taille de l’entreprise. En dessous de 25 employés au Québec, elle ne s’applique pas d’office.

Les obligations relatives à la langue du travail — contrat individuel de travail rédigé en français, communications écrites, documents ayant trait aux conditions de travail — relèvent de l’article 41 de la Charte et ne dépendent d’aucun seuil d’effectif. Elles s’appliquent à une entreprise de six employés comme à une entreprise de six cents.

Autrement dit : une PME de quinze personnes qui conclut « je ne suis pas concernée » parce qu’elle n’atteint pas 25 employés confond deux régimes. Elle échappe à la démarche de francisation, pas aux obligations sur ses contrats et ses politiques.

L’analyse porte sur la généralisation de l’utilisation du français à tous les niveaux de l’entreprise, au sens de l’article 141 de la Charte. Plusieurs des éléments énumérés par cet article sont documentaires :

• l’utilisation du français comme langue du travail et des communications internes ;
• l’utilisation du français dans les documents et les outils de travail utilisés dans l’entreprise.

En pratique, cela conduit l’entreprise à regarder ses outils de travail, ses communications internes, sa documentation liée aux conditions de travail, ses offres et ses contrats d’emploi.

Ce dernier point mérite d’être souligné, parce qu’il relie les deux régimes : les contrats d’emploi et la documentation sur les conditions de travail se retrouvent à la fois dans les obligations de l’article 41 et dans le champ de l’analyse linguistique. Une entreprise qui a négligé les premières le découvre en faisant la seconde.

Deux issues, selon l’appréciation de l’Office.

Si l’Office estime que l’utilisation du français est généralisée à tous les niveaux au sens de l’article 141, il délivre un certificat de francisation. L’entreprise doit alors veiller à ce que cette situation se maintienne et faire rapport périodiquement.

Dans le cas contraire, l’Office avise l’entreprise qu’elle doit adopter un programme de francisation, à lui transmettre dans les trois mois de la réception de l’avis et soumis à son approbation. Le programme est diffusé auprès du personnel, et sa mise en œuvre fait l’objet de rapports.

À noter également : les entreprises de 100 employés ou plus doivent constituer un comité de francisation, et l’Office peut en exiger un d’une entreprise plus petite si la situation le justifie.

La différence entre les deux issues n’est donc pas symbolique. Elle détermine si l’entreprise referme le dossier ou si elle entre dans un cycle de programme, de diffusion et de rapports.

L’analyse se fait sur formulaire, mais elle se prépare sur les documents. Quatre vérifications tiennent du simple inventaire.

1. Les contrats d’emploi en circulation. Existent-ils en français ? Comportent-ils des sections demeurées en anglais ? Portent-ils une clause désignant une version comme faisant foi ? Nous avons traité ce dernier point dans l’article sur la clause de prévalence.

2. Les politiques et documents liés aux conditions de travail. Manuel de l’employé, politiques internes, plans de rémunération, codes de conduite — l’angle mort le plus fréquent.

3. Les annexes des contrats. Souvent reprises telles quelles du gabarit d’un siège social, et souvent restées en anglais alors que le corps du contrat a été traduit.

4. Les documents de formation produits à l’intention du personnel. Ils figurent expressément parmi les documents visés par l’article 41.

Comme toujours en cette matière, une partie de la réponse ne se trouve pas dans les fichiers.

La version française de chaque document est-elle accessible dans des conditions au moins aussi favorables que la version dans l’autre langue ? Les traductions suivent-elles les mises à jour ? Et, pour les contrats, la qualification du document — contrat d’adhésion ou de gré à gré — commande le régime linguistique applicable, question que nous avons détaillée dans un article dédié.

Un inventaire documentaire ne remplace pas l’analyse demandée par l’Office, et encore moins un avis juridique. Il permet simplement d’arriver à l’étape suivante en sachant ce qu’on a.

Prévaut examine un document d’emploi déposé — contrat, lettre d’offre, politique RH — et signale ce qui est objectivement observable : absence apparente d’une version française, clause de prévalence et sens de celle-ci, passages demeurés uniquement en anglais, langue des annexes repérées. Chaque signalement cite le passage concerné.

Il ne produit pas votre analyse de situation linguistique et ne rend aucun avis. Il vous aide à savoir, document par document, ce que vous avez en main avant de répondre à l’Office ou de consulter votre conseiller.

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