Politiques RH et annexes en anglais : l’angle mort des contrats traduits

Un employeur fait traduire son contrat de travail. Douze pages impeccables. Puis, à l’article 9, cette phrase :

L’Employé reconnaît avoir pris connaissance du Employee Handbook, du Variable Compensation Plan et de l’Information Security Handbook de l’entreprise.

Trente, cinquante, parfois cent pages supplémentaires — toutes en anglais, parce qu’elles viennent du siège social et que personne n’a jamais envisagé de les traduire pour une équipe de quinze personnes à Montréal.

L’effort de traduction s’est arrêté à la frontière du contrat. Les obligations de la Charte, elles, ne s’y arrêtent pas.

On lit souvent l’article 41 de la Charte de la langue française comme une disposition sur le contrat de travail. C’en est une, mais pas seulement. Le même article impose une obligation distincte sur trois catégories de documents que l’employeur rend disponibles :

• les formulaires de demande d’emploi ;
• les documents ayant trait aux conditions de travail ;
• les documents de formation produits à l’intention de son personnel.

Ces documents doivent être rédigés en français. Et s’ils sont aussi rendus disponibles dans une autre langue, leur version française doit être accessible dans des conditions au moins aussi favorables.

Deux choses méritent d’être soulignées. D’abord, l’obligation porte sur la disponibilité : la Charte n’interdit pas qu’un manuel existe en anglais, elle exige qu’il existe aussi en français, également accessible. Ensuite, cette obligation est autonome : elle ne dépend pas de la qualification du contrat, ni de la volonté des parties, ni d’une demande de l’employé. Les mécanismes qui permettent à un contrat individuel d’exister dans une autre langue — que nous avons détaillés dans notre article sur la clause de prévalence — ne s’appliquent pas ici.

Voici la difficulté pratique : la Charte ne dit nulle part ce qu’est un « document ayant trait aux conditions de travail ». Il n’y a pas de liste limitative dans le texte.

La documentation de l’Office québécois de la langue française donne des exemples — une politique de lutte contre le harcèlement, un guide de la personne employée — et les bulletins de cabinets québécois citent couramment les manuels de l’employé et les politiques internes de l’employeur. Mais ce sont des illustrations, pas une définition.

En pratique, cela signifie qu’un employeur ne peut pas se contenter de vérifier une liste. La question à se poser pour chaque document est plutôt : ce texte régit-il quelque chose de la relation de travail ? Un plan de rémunération variable fixe une partie de la paie. Un code de conduite détermine ce qui peut valoir une mesure disciplinaire. Une politique de télétravail encadre où et quand le travail s’exécute.

À l’inverse, un document qui ne touche pas aux conditions de travail — une présentation commerciale, une note destinée aux clients — ne tombe pas dans cette catégorie du seul fait qu’il circule dans l’entreprise.

Une annexe de contrat peut relever de deux logiques différentes, et la distinction compte.

Si l’annexe fait partie du contrat — elle y est incorporée, elle est signée ou paraphée avec lui —, elle suit le sort du contrat individuel de travail et les règles correspondantes de l’article 41.

Si le document est simplement rendu disponible — un manuel sur l’intranet, une politique que le contrat se contente de mentionner —, il relève de l’obligation de disponibilité en français décrite plus haut.

Un même document peut d’ailleurs basculer d’un régime à l’autre selon la façon dont le contrat le traite. C’est le genre de qualification qu’un logiciel ne peut pas faire à votre place : il peut repérer qu’une annexe est en anglais, pas décider si elle est juridiquement incorporée au contrat.

C’est l’expression la plus intéressante du texte, et la plus facile à sous-estimer. Rendre une version française disponible ne suffit pas si elle est moins accessible que l’anglaise.

Les situations à regarder sont concrètes. Une version française qui n’existe que sur demande auprès des RH, alors que l’anglaise est en libre accès sur l’intranet. Une traduction qui arrive six mois après la mise à jour anglaise. Un portail où le document français est enfoui deux niveaux plus bas. Un courriel de diffusion envoyé en anglais, la version française n’étant mentionnée qu’en bas de page.

Dans chacun de ces cas, la version française existe — et la condition d’accessibilité n’est pourtant pas évidente à démontrer.

Trois contrôles objectifs, faisables sur les fichiers, sans jugement juridique.

1. Faire l’inventaire de ce que le contrat invoque. Relevez chaque document nommé dans le contrat : manuel, politiques, plans, codes, procédures. C’est votre liste de travail, et elle est souvent plus longue que prévu.

2. Vérifier l’existence d’une version française de chacun. Pas une traduction partielle, pas un résumé : le document.

3. Examiner les annexes du contrat lui-même. C’est l’angle mort le plus fréquent — un contrat entièrement français dont l’annexe B (confidentialité) et l’annexe C (rémunération variable) sont restées en anglais parce qu’elles ont été reprises telles quelles du gabarit du siège social.

Comme pour le contrat lui-même, une partie de la question ne se lit pas dans les fichiers. L’employeur devrait notamment pouvoir répondre à ceci :

• La version française de chaque document est-elle accessible dans des conditions au moins aussi favorables que la version dans l’autre langue ?
• Les mises à jour sont-elles diffusées simultanément dans les deux langues, ou la version française accuse-t-elle un retard ?
• Les annexes invoquées par le contrat sont-elles incorporées à celui-ci, ou simplement rendues disponibles ?

La troisième question est une qualification juridique. Les deux premières relèvent de votre organisation interne. Aucune ne se déduit du contenu d’un fichier.

Prévaut repère les en-têtes d’annexes dans un document déposé et signale celles dont le contenu est en anglais, en citant l’en-tête concerné. Il signale également les passages demeurés uniquement en anglais dans un document par ailleurs français — c’est souvent par là qu’on découvre qu’une section entière a été reprise d’un modèle anglophone.

Ce qu’il ne fait pas : décider si une annexe est juridiquement incorporée au contrat, ni savoir si une version française existe ailleurs dans votre intranet, ni évaluer si elle est accessible dans des conditions au moins aussi favorables. Il montre ce que le fichier contient. Le reste vous appartient.

Le traitement du document est effectué localement dans votre navigateur : le contenu sensible du contrat n’a pas besoin d’être envoyé à un serveur pour être analysé.

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Le rapport d’exemple porte sur un contrat bilingue fictif comportant deux annexes en anglais, sans rien déposer.